海口市用人单位职工档案管理办法
海口市人事劳动保障局 海口市档案局
关于颁发《海口市用人单位职工档案
管理办法》的通知
市属各用人单位：
为了更好地加强职工档案管理工作，有效地保障用人单位和劳动者的合法权益，现颁发《海口市用人单位职工档案管理办法》，请认真贯彻执行。
附：1. 职工档案分类标准与归档范围
2. 职工档案整理一般要求
3. 职工档案卷皮、档案袋样式和规格
4. 职工档案转递通知单
海口市人事劳动保障局 海口市档案局
二○○六年十二月六日
主题词：职工 档案 管理 通知
海口市人事劳动保障局办公室 2006年12月27日印发
海口市用人单位职工档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强职工档案管理，有效地保护和利用档案，依法保障用人单位和劳动者的合法权益，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，结合我市实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于我市的国家机关、社会团体、企业、事业单位及其他组织与个人。法律、行政法规另有规定的除外。
第三条 职工档案，指用人单位在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用和参加社会保险等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。
第四条 职工档案管理工作，在市档案行政管理部门的宏观管理和组织协调下，由市劳动保障行政管理部门领导与指导，实行统一领导、分级管理的原则，市、区劳动保障行政管理部门依法综合管理所属用人单位职工档案工作，对劳动保障部门设立的公共职工档案管理机构和用人单位设立的职工档案管理室进行业务指导和检查，并接受同级档案行政管理机构的监督、指导。
第五条 用人单位职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。
第二章 机构和职责
第六条 职工档案由所在用人单位的劳动(组织人事)职能机构管理，并设立职工档案管理室。不具备职工档案管理条件的用人单位的职工档案，可委托市、区人事劳动保障部门设立的公共职工档案管理机构管理。
第七条 市、区人事劳动保障部门设立的公共职工档案管理机构，负责管理所属用人单位失业职工档案，并受用人单位或自谋职业人员、灵活就业人员、流动就业人员、自费出国学习人员、境外就业人员等委托管理个人档案。市社会保障经办机构负责管理退休职工档案。
第八条 用人单位设立职工档案室的基本条件是：
（一）建立专用的档案库房，配备符合标准的档案装具；
（二）库房具备防火、防蛀、防鼠、防潮、防水、防光、防尘、防盗等条件；
（三）有专人保管，并经过档案管理知识培训合格后，持证上岗。
第九条 设立公共职工档案管理机构的基本条件是：
（一）建立专用的档案库房，配备符合标准的档案装具；
（二）库房具备防火、防蛀、防鼠、防潮、防高温、防光、防盗等条件；
（三）库房温度控制在14℃—24℃，相对湿度控制在45﹪—60﹪；
（四）档案库房、阅档室和档案人员办公室应分开设立；
（五）配备与工作相适应的专职档案管理人员，并具有大专（或相当大专）以上学历，经过档案管理知识培训合格后，持证上岗。
第十条 档案室和公共职工档案管理机构的职责：
（一）遵守国家的法律法规，建立健全机构内职工人事档案管理的规章制度，为用人单位和劳动者提供优质档案管理服务；
（二）登记职工就业、培训鉴定、奖惩、党、团员组织关系、工作变动、失业、退休和参加社会保险变动等情况；
（三）及时收集、整理、鉴别、立卷、保管职工档案材料；
（四）办理档案的查阅、借阅和转递、移交手续；
（五）为有关部门或单位提供劳动者情况,根据档案材料出具有关证明；
（六）做好劳动者档案的安全、保密、保护工作；
（七）办理档案和劳动保障行政管理部门交办的其它有关事项。
第三章 档案的内容
第十一条 职工档案的内容、分类标准与归档范围（详见附件一）：
（一）履历材料；
（二）自传材料；
（三）鉴定、考核、考察材料；
（四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；
（五）政审材料；
（六）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
（七）奖励材料；
（八）处分材料；
（九）审批材料；
（十）其他可供组织参考的材料。
第四章 档案的收集、保管和销毁
第十二条 职工所在用人单位的劳动（组织人事）职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
第十三条 立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实完整、文字清楚、手续齐备（见附件一）。材料须经相关单位、组织审查盖章，经办和本人签字、盖章后归档。
第十四条 职工档案的整理，必须符合规范的要求（见附件二）。职工档案材料统一使用16K（26cm×18.4cm）办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸书写。
第十五条 建立档案管理台帐，防止档案材料丢失和泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造劳动者人事档案材料。按规定需要销毁档案材料时，必须仔细审查，逐份登记，写明销毁理由，经单位主管领导批准，指定专人监销，方能销毁。
第十六条 出国不归者、死亡、失踪人员的档案由原档案保管单位或公共职工档案管理机构继续保管15年后，可报经市劳动保障行政部门审核同意后予以销毁。国家、省和市级模范人物及有特殊贡献的人员死亡后，其档案由原保管档案机构按规定向有关档案馆移交。
第十七条 档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准（见附件三）。
第十八条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。
第五章 档案的提供利用
第十九条 因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
（一）查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信，并派专人到职工档案管理机构查阅室查阅职工档案。
（二）职工档案一般不借出查阅。如需要借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经主管档案工作的领导批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
（三）对高级专业技术人员和涉及国家秘密的职工档案要严格保管，严格查阅手续。
（四）需要查阅本人及亲属（直系、旁系亲属、同学、亲友）的档案时，必须在档案管理单位档案管理工作人员亲自监督下进行。
（五）查阅档案必须严格遵守保密制度。借阅者应切实负责和维护所借阅档案的完整与安全。不得拆散档案或撕下档案材料及严禁在档案材料上画线、打圈、折迭、污损和涂改。未经档案管理单位同意，任何组织和个人不得抄录、摄制、复制、翻印、影印和公布档案材料。造成档案损失者，按《中华人民共和国档案法》有关规定追究法律责任。
（六）因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。
第六章 档案的转递
第二十条 用人单位设立职工档案管理室的，在职工与用人单位解除（终止或中止）劳动关系后，除因职工出国留学、境外就业、升学、参军、劳教、劳改等原因，原所在单位今后还准备录用的，其档案可由原所在单位继续保管外，被新的用人单位招用或以自谋职业及其他灵活就业方式再就业的，原用人单位应在一个月内将职工档案转交其新单位管理。新的用人单位没有设立职工档案管理室的，由新用人单位交市、区人事劳动保障部门设立的公共职工档案管理机构管理。
第二十一条 转递档案应遵守下列规定：
（一）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。特殊情况由劳动者本人自带档案，须加封条并盖公章,否则任何单位不得接收。
（二）对转出的档案，必须按统一规定的“职工档案转递通知单”（见附件四）的项目登记，并密封包装。
（三）对 转出的档案必须完整齐全，不得扣留或分批转出。
（四）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期1个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。
第七章 法律责任
第二十二条 违反本办法，有下列行为之一的用人单位，由市档案行政管理部门责令改正；情节严重的，由主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分：
（一）档案管理混乱或者造成职工档案损失的；
（二）职工档案丢失、损毁，用人单位不履行申请办理补办认定义务的；
（三）不按规定归档或者不按规定向档案馆移交职工档案的；
（四）私自保存他人档案或将职工档案据为己有的；
（五）拒绝接受市档案行政管理部门监督检查或者拒不改正的。
第二十三条 违反本办法，有下列行为之一的，除依法给予行政处分外，由市档案行政管理部门给予警告，可以按有关规定对用人单位和个人并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）损毁、丢失职工档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁职工档案的；
（三）涂改、伪造职工档案的；
（四）骗取补办职工档案认定文件以及相关待遇的；
（五）利用职工档案材料营私舞弊的。
第八章 附 则
第二十四条 本办法由市人事劳动保障局负责解释。
第二十五条 本办法自2007年1月1日起执行。
附件：
一、 职工档案分类标准与归档范围；
二、职工档案整理一般要求；
三、职工档案卷皮、档案袋样式和规格；
四、职工档案转递通知单。
附件一:
职工档案分类标准与归档范围
1.履历材料
职工履历表、简历表，各类登记表，个人简历材料，更改姓名材料。
2.自传材料
工作经历，思想发展性质的自传，以自传内容为主的履历表或简历表，其它属于自传性质的材料。
3.鉴定、考核、考察材料
以鉴定为主要内容的各类登记表，组织正式出具的具有鉴定性质的职工表现情况材料；作为职工调动依据的正式考察综合材料；职工考核和评议的登记表或综合材料。
4.评定岗位技能和学历材料
学历、学位、成绩登记表及证明材料；报考各类学校的报考书、审批表、成绩单、毕业生登记表，培训结业登记表、成绩单；技术业务自传，职工年度考核；晋升专业技术职务（职称）审批表，聘任呈报表；职工创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性的报刊上发表的）等目录。
5.政审材料
审查职工政治历史情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交代或说明情况的材料，主要证明材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改职工的民族、年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。
6.参加中国共产党、共青团及其他党派的材料
中国共产党入党志愿书、入党申请书和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审查意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加入其他党派的有关材料。
7.奖励材料
各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。
8.处分材料
处分决定或免予处分的处理意见，查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料；甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；公安机关和纪检部门处理违纪违法材料；法院审判工作形成的判决书。
9.审批材料
录用和聘用审批表，劳动合同，终止或解除劳动合同证明；参军、复员退伍、转业审批表；行政事业单位改革、国有企业改制劳动关系处理材料，再就业材料，具有知青身份人员档案的插队工龄记录；工资级别登记表、职务工资变动登记表、调资审批表，定级和解决待遇的审批材料，社会保险材料，福利待遇记录；技术、技能、职称评定材料；从事特殊工种的工种名称和工作年限记录；参加工作时间及连续工龄核定表，计划生育审批表；任免呈报表（包括附件），退休审批表；出国、出境人员审批表；党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表等。
10.其他可供组织参考有保存价值的材料
住房公积金记录；学历、学位材料；招用、参军、参加工作、毕业生、工作调动等体检表，残疾体检表、残疾等级材料；非正常死亡的调查报告及有关情况的材料；个人诚信材料等。
附件二:
职工档案整理一般要求
1.归档的职工档案材料按附件一的职工档案分类标准分类。
2.每类职工档案材料根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间前后顺序进行排列，并在每份材料的右上角编写类号和顺序号，在其正面的右下角或背面的左下角编写页数。
3.每卷职工档案必须编写详细的档案材料目录。
（1）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项填写；
（2）根据材料题目填写“材料名称”。材料的题目过长，可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明。无题目的材料，应拟定题目。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点；
（3）“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间；
（4）填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份（包括附件）；
（5）填写“材料页数”，有图文的页面为一页；
（6）目录书写要工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后，要检查核对，做到准确无误；
（7）每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。
4.档案材料载体变质或字迹褪变时，须进行抢救。抢救材料时，一般可采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料，必须认真校对无误、注明复制单位和日期。
5.为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损的材料，应进行技术加工。
6.每个职工的档案材料，必须装订成卷。装订时，目录排在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用。
7.每卷职工档案应注明档案编号加以区别。
8.职工档案整理装订成卷后，装入职工档案袋，并进行认真细致的检查，经验收合格后，方能入库。
职工档案卷内目录（16开规格）
附件三:
职工档案卷皮、档案袋样式和规格
一、职工档案卷皮（卷面、卷底各一页）
1、卷皮规格：长27.4厘米，宽20.5厘米；左边设3个装订线眼，眼距（从眼中心算起）8.3厘米；线眼中心距左侧边沿1.5厘米，上下线眼中心距上、下边沿均为5.4厘米。
2、卷皮材料：一般可采用375克无酸纸。
3、卷面上的字一律用正红色。
4、卷面项目：“职工档案”、“编号”、“姓名”、“籍贯”。“职工档案”用楷体（72磅），字与卷面上边沿距离为7厘米；“编号、姓名、籍贯”用一号宋体，与卷面下边沿分别相距8.5厘米、7厘米、5.5厘米。
5、卷面里页印“注意事项”。（仿宋体小三号字）
①注意保密，不得遗失，不得让无关人员翻阅。
②爱护档案，不要涂抹、勾画及乱加批注。
③卷面与材料不得拆散，不得随意增加或抽出材料。
二、职工档案袋
1.规格：长30厘米，宽23厘米，厚（折叠部分）2.5厘米。
2.材料质量：应选用130g中性无酸纸或较好的150g牛皮纸。
3.档案袋正面项目：“职工档案袋”（隶书初号）、“档案编号”（楷体小一号）、“职工姓名”（楷体小一号）、“职工档案转递登记表”（仿宋体三号）等内容。
4.档案袋背面印“注意事项” （仿宋体小三号）：
（1）注意保密，不得遗失，不得让无关人员翻阅。
（2）爱护档案，不要涂抹、勾画及乱加批注。
（3）卷面与材料不得拆散，不得随意增加或抽出材料。
5.档案袋正、背面上的字，一律用正红色。
职工档案袋正面格式（30×23cm）
注意事项：
（1）注意保密，不得遗失，不得让无关人员翻阅。
（2）爱护档案，不要涂抹、勾画及乱加批注。
（3）卷面与材料不得拆散，不得随意增加或抽出材料。
职工档案
编 号
姓 名
籍 贯
附件四:
职工档案转递通知单存根
档字第 号
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档字第 号