苏劳社监〔2005〕5号

各市、区劳动保障局、各用人单位：

    现将江苏省劳动和社会保障厅《关于实施劳动合同书面报告制度的通知》转发给你们，并结合我市实际情况，就在全市范围内实行劳动合同书面报告制度有关事项补充通知如下，请一并贯彻执行。
    一、实施时间
    劳动合同书面报告制度及劳动合同和集体合同计算机信息管理（以下简称信息管理）初始化工作自2005年3月15日起实施，初始化工作一般应于2005年7月底前基本完成，信息管理初始化工作可结合全市审查用人单位按照要求报送的书面材料工作一并进行。
    二、实施范围
    在本市行政区域内的各类企业（含在苏的部省属企业）、个体工商户、民办非企业单位，以及国家机关、事业单位、社会团体等用人单位,（以下统称用人单位）与劳动者签订、解除、终止、中止、恢复、变更或续签劳动合同的，应当书面报告有管辖权的劳动保障行政部门。
    三、受理部门
    劳动合同书面报告分别由各市、区劳动和社会保障局劳动关系与监察机构受理。各市、区劳动和社会保障局受理报告的管辖范围参照省政府第95号令的级别管辖原则确定。部省属用人单位以及跨省、跨设区的市的用人单位由我局直接受理，还应当按规定同时书面报告省劳动保障行政部门。
    四、具体实施办法
    劳动保障行政部门为用人单位提供书面报告程序软件（程序由用人单位从苏州劳动保障网免费下载或从有管辖权的劳动保障行政部门领取光盘）程序名：苏州市劳动合同书面报告程序（以下简称程序），由用人单位通过程序输入劳动合同信息后以报送软盘或U盘的方式向劳动保障行政部门报告。我市暂不实行通过信息网络传送电子数据的报告形式。
    下载网址：www.szldbz.gov.cn
    程序功能：
    （1）劳动合同书面报告初始化或日常报告的工具。
    （2）用人单位劳动合同日常管理的电子化台帐。
    使用方法：见程序附加说明文件或帮助
    （一）信息管理初始化
    初始化阶段，由用人单位负责对已经签订并有效合同期限内的劳动合同和集体合同进行整理，通过程序输入单位基本信息（单位名称、单位性质、经济类型、组织机构代码证号等）和劳动合同情况基本信息（姓名、身份证号、合同起止日等）后将数据软盘或U盘以及劳动合同和集体合同相关资料报送劳动保障行政部门。具体内容如下：
    用人单位所需提供材料：
    a.通过程序打印的单位基本信息表一份
    b.软盘或U盘上报劳动合同订立情况报告表
    c. 营业执照、组织机构代码证、社保登记证、年检登记证（原件）（核对后返回用人单位）
    d. 劳动合同原件与身份证复印件（要求用人单位将身份证复印件对应粘贴于劳动合同原件上）（核对后返回用人单位）
    e. 签订集体合同的，填报《签订集体合同情况统计表》（见附表）同时提供集体合同审核意见书以及集体合同文本
劳动保障行政部门对劳动合同原件核对后打印劳动合同订立情况表，由用人单位经办人员签字确认后将数据导入劳动合同报告数据库，同时确定劳动合同编号存入用人单位软盘或U盘。
信息管理初始化人数以报告时点人数为准，初始化完成后，用人单位劳动合同有变化的按日常劳动合同书面报告程序进行订立、解除、终止、中止、恢复、变更或续签书面报告手续。
信息管理初始化工作采用二种方式：（1）由到用人单位进行监督检查的劳动监察员直接受理（2）用人单位主动到有管辖权的劳动保障行政部门报告。
    （二）日常劳动合同书面报告
    用人单位应当自与劳动者订立、解除、终止、中止、恢复、变更或续签劳动合同之日起七个工作日内，书面报告劳动保障行政部门。新成立的用人单位在进行劳动合同书面报告时应先安装程序，进行用人单位基本信息登记。
    1．用人单位基本信息登记（已完成信息管理初始化的用人单位除外）
    用人单位所需提供材料：
    a. 通过程序打印的单位基本信息表一份
    b. 营业执照、组织机构代码证、社保登记证（核对后返回用人单位）
    2．劳动合同变化情况登记
    用人单位在增加或减少社会保险人员时，应先进行劳动合同订立或解除、终止等情况书面报告。
    (1) 劳动合同订立：
    用人单位所需提供材料：
    a. 软盘或U盘上报劳动合同订立情况报告表
    b. 劳动合同原件与身份证复印件（要求用人单位将身份证复印件对应粘贴于劳动合同原件上）（核对后返回用人单位）
    (2) 劳动合同解除或终止： 
    用人单位所需提供材料：
    a. 软盘或U盘上报劳动合同状态变化情况报告表
    b. 办理退工、退休或死亡手续的其它资料
    若劳动者为签订集体合同的集体协商代表，则任期未满，非个人严重过失或达到法定退休年龄外，不得解除或终止劳动合同。
    (3) 劳动合同中止或恢复：
    用人单位所需提供材料：
    a. 软盘或U盘上报劳动合同状态变化情况报告表
    b.中止原因的相关资料（原件及复印件）（例如双方当事人协商一致的应提供书面协议、劳动者被限制人身自由的应提供相关部门证明）
    (4) 劳动合同内容变更：
    劳动合同中关于合同期类型、合同期限、服务期期限、是否有保守商业秘密条款以及是否有竞业限制约定情况发生变化的需要进行书面报告。
    用人单位所需提供材料：
    a.软盘或U盘上报劳动合同内容变化情况报告表
    b.合同变更协商意见书或变更通知书（原件）（核对后返回用人单位）
    (5) 劳动合同续签：
    用人单位所需提供材料：
    a. 软盘或U盘上报劳动合同状态变化情况报告表
    b. 续订劳动合同书（核对后返回用人单位）
    若该劳动者为签订集体合同的集体协商代表，且其尚未履行的劳动合同期限短于任期的，则劳动合同期限自动延长至任期期满。
    （三）用人单位向劳动保障行政部门书面报告劳动合同情况后应保存劳动保障行政部门打印并加盖审核章的报告表，作为已按规定书面报告劳动合同情况的依据。
    五、实施要求
    为保证劳动合同书面报告制度正常有效地运行，适应劳动力的正常流动，劳动合同书面报告制度应当运用电子化报告方式，依托劳动合同计算机信息网络平台，实施动态管理。首先，必须做好劳动合同管理信息库的初始化工作，同时启动用人单位劳动合同日常书面报告工作。
    在实行劳动合同书面报告制度同时实施集体合同审核的信息化管理，在信息管理初始化时，应同时将用人单位集体合同的基本信息登记进入信息系统。
    实施劳动合同书面报告制度是一项长期的工作，各市、区劳动保障行政部门应组织力量抽调熟悉劳动合同及集体合同管理业务的人员，配备计算机等必要设备，统一使用《苏州市劳动保障监察系统——劳动合同信息管理/集体合同管理程序》，并按要求核对劳动者姓名、身份证号码以及劳动合同期限的正确与否，劳动合同具体条款内容不作为核对事项。要做好劳动合同和集体合同信息管理初始化工作和今后的日常管理工作，保证信息的共享性、一致性、正确性、真实性和唯一性，防止数据库信息的虚假和混乱。各级劳动监察机构和劳动监察员在工作中应结合监察活动，做好信息管理初始化工作。对职工人数在50人以下的用人单位可在上门审查书面材料时一并完成信息管理初始化工作。在初始化工作结束后，应将用人单位遵守劳动合同书面报告制度的情况列入各项检查的内容，进行监督检查。
    用人单位应在规定时间内完成信息管理初始化工作，并将劳动合同书面报告作为单位劳动合同管理的一项日常工作按时报告。用人单位拒不履行劳动合同书面报告义务的，将依据《江苏省劳动合同条例》的规定，由劳动保障行政部门责令限期改正，情节严重的，可予以行政处罚。同时，劳动保障行政部门将在政府诚信网上公示。
    六、关于劳动合同书面报告制度的开发利用
    在各地信息网络化建设不健全的情况下，劳动合同书面报告应当由劳动关系与监察机构受理。在信息网络化建设逐渐健全后，应当充分利用劳动保障部门其他窗口的资源，方便用人单位在办理其他相关手续时一并办理劳动合同书面报告，减少环节，真正服务于民。例如在办理劳动者退休手续时一并办理劳动合同终止书面报告；在办理劳动者录用手续时一并办理劳动合同签订书面报告；在办理劳动者退工手续时一并办理劳动合同解除或终止书面报告。
    我局在网络建设完善健全后，应当与就业管理、社会保险等数据库实行数据共享，进行数据比对，通过各种有效手段加强劳动合同管理，提高劳动合同签订率，提高社会保险参保率等，促进劳动保障工作全面发展。对于未纳入市社会保险统筹区的县级市、区应当根据工作需要，积极做好现有计算机软件的二次开发，确保与当地社会保险数据库实行数据共享和数据比对。
    建立和实施劳动合同书面报告制度，是加强劳动合同管理的重要措施，也是各级劳动保障行政部门应当履行的法定义务。各市、区劳动保障行政部门应当根据以上通知精神认真贯彻执行。要切实做好对有管辖权的用人单位劳动合同书面报告制度实施工作，最迟在2005年12月底前必须完成初始化工作。
附：江苏省劳动和社会保障厅《关于实施劳动合同书面报告制度的通知》

                                                  苏州市劳动和社会保障局
                                                  二○○五年二月二十八日


                 江苏省劳动保障厅关于实施劳动合同书面报告制度的通知

                                   苏劳社劳薪[2005]7号

各市劳动和社会保障局,省各有关单位,中央驻苏单位:　　　

    为切实推进劳动合同制度，督促用人单位加强劳动合同管理，规范劳动用工行为，根据《江苏省劳动合同条例》的有关规定,现就用人单位订立、解除和终止劳动合同向劳动保障行政部门实行书面报告制度（以下简称劳动合同书面报告制度）的有关问题通知如下:　　　　　　　 
　　一、关于实施劳动合同书面报告制度的重要性。随着社会主义市场经济的深入发展，劳动关系逐步呈现市场化、多样化的特征，与此相适应，劳动关系也亟待纳入法制的轨道。劳动合同作为用人单位和劳动者确立劳动关系，明确双方权利和义务的协议，是调整劳动关系的重要法律依据。《江苏省劳动合同条例》明确规定，用人单位应当自与劳动者订立、解除或者终止劳动合同之日起七个工作日内，书面报告劳动保障行政部门。建立劳动合同书面报告制度，是市场经济条件下推进劳动合同制度，加强劳动合同管理的重要措施，也是着眼于基础性建设和信息化建设，服务劳动保障工作大局的必要举措。广大职工形象地说，劳动合同是各项劳动管理的牛鼻子。通过劳动合同书面报告制度的实施，有利于及时掌握劳动合同的履行情况，进一步完善劳动关系预测预警和事先防范机制，增强劳动关系调整工作的前瞻性、主动性、针对性和有效性，对构建和谐稳定的劳动关系具有积极的现实意义。各级劳动保障部门要从政治的高度，切实重视劳动合同书面报告制度的建立和实施，采取有效措施，切实抓紧抓好。　　　　　　　　　 
　　二、关于劳动合同书面报告制度的组织实施。劳动合同书面报告制度是一项全新的工作，也是一项长期任务。各级劳动保障行政部门要把它作为一项重要的基础性工作摆上重要议事日程，制定实施方案，明确目标任务，采取多种措施，落实工作责任，从实际出发，尽快建立健全符合本地实际的劳动合同书面报告制度，督促用人单位依法履行劳动合同书面报告义务。要积极做好劳动合同书面报告制度的宣传工作，明确相关的工作程序和办事手续，设立必要的工作窗口和联系渠道，充分利用已有的网络资源和条件，加强网站建设，逐步建立完善劳动合同管理信息网络，提供制式表格下载服务，通过交互式服务在网上采集数据，指导和方便用人单位履行书面报告义务。各地要按照统筹规划、分步实施、抓紧落实的原则，尽快制定劳动合同书面报告制度的具体实施办法并报送省劳动保障厅。如有的市提出在书面报告初始化阶段，由用人单位负责对已经签订并有效的劳动合同进行整理，通过程序输入基本信息（单位名称、单位性质、经济类型、组织机构代码证号等）和劳动合同情况基本信息（姓名、身份证号、合同起止日等）后将数据软盘以及相关资料报送劳动保障行政部门，然后转入日常劳动合同情况报告，他们的经验可供各地参考。　　　　　　　三、关于劳动合同书面报告的要求。用人单位向劳动保障行政部门提交的书面报告内容应当包括：劳动者姓名；居民身份证和社会保障卡号码；与劳动者订立、解除或者终止劳动合同的时间以及劳动合同的期限等。此外，各地也可根据实际需要适当增加项目。书面报告主要采取直接送达和通过信息网络传送电子数据两种形式。用人单位直接送达的书面报告，劳动保障行政部门要履行签收手续；用人单位按照劳动保障行政部门指定的网址，通过信息网络传送的书面报告，也应主动查收劳动保障行政部门的回复。用人单位应当主动履行劳动合同书面报告义务，按照规定的时间向所在地劳动保障行政部门书面报告与劳动者订立、解除和终止劳动合同的情况。部省属用人单位以及跨省、跨设区的市的用人单位，在书面报告所在地劳动保障行政部门的同时，还应当书面报告省劳动保障行政部门。各地劳动保障行政部门要及时将书面报告资料上传省数据中心。　　　　　　　　　　 
　　用人单位拒不履行劳动合同书面报告义务的，各地劳动保障行政部门应当责令其限期改正，情节严重的，可依据《江苏省劳动合同条例》予以行政处罚。　　　　　　　　　
　　四、关于劳动合同书面报告制度的开发利用。各级劳动保障行政部门对用人单位的书面报告资料应当及时进行登记存档，并纳入金保工程一体化建设，运用电脑、信息网络等技术手段进行管理，逐步实现省、市、县互联互通，达到方便快捷、信息共享、网上运用的要求。要加强对用人单位书面报告情况的分析研究和深度开发，拓展使用领域，最大程度地为领导决策和实际工作提供信息支持。劳动保障行政部门不仅要将劳动合同书面报告制度作为推进劳动合同制度，监控劳动合同履行情况的抓手，更要注重与其他工作的有机结合，在就业规划和失业登记、有序调控企业经济性裁减人员行为、确认用人单位享受就业扶持政策、办理劳动者退休手续、社会保险费征缴扩面、劳动保障监督检查以及引导用人单位提高劳动合同管理水平等多个方面发挥重要作用，使劳动合同书面报告制度真正成为服务于劳动关系调整乃至劳动保障各项工作的基本信息平台。各地在实行过程中有什么问题，望及时报告我厅。

                                                江苏省劳动和社会保障厅
                                                   二00五年二月十七日