第一条 为进一步加强和规范我所采购合同(以下简称合同)的管理，堵塞合同订立过程中的漏洞，避免合同纠纷，保护我所合法权益，根据我所实际情况，修订所字[2001]102号文附件4——《采购合同管理制度》。

　　第二条 合同管理原则

　　(一) 合同条款应符合有关法律、法规的规定;

　　(二)合同实行分类管理、分级审批;

　　(三)合同订立过程要接受内部审计监督。

　　第三条 本管理制度规定了采购合同的洽谈、订立、审批、修改、执行、验收的一般

　　要求。

　　第四条 本管理制度适用于采购合同管理，主要有以下类型：

　　(一)建筑安装工程项目合同;

　　(二)仪器、设备采购合同;

　　(三)营具、办公用品、公益品、药品等采购合同;

　　(四)物资、器材和外协加工采购合同。

　　第二章 合同的审批权限及管理职责

　　第五条 合同的拟制及管理由各相应的采购招标工作组负责，经监察审计室审计，报所长同意后方能签订。各采购招标工作组对外从事合同洽谈、订立活动时，应严格按照各自的管理范围和批准权限进行，严禁越权订立合同。

　　(一)建筑安装工程项目合同由基建技改(技措)项目采购招标工作组负责;

　　(二)各种资金来源的仪器、设备采购合同由仪器、设备采购招标工作组负责;

　　(三)营具、办公用品、公益品和医药用品等采购合同由营具、办公用品、公益品、医药用品采购招标工作组负责;

　　(四)物资器材(含元器件、原材料、外协加工等)采购合同由物资、器材采购招标工作组负责;

　　第六条 监察审计室作为所采购招标领导小组办公室负责全所采购合同的综合管理，作为审计部门独立负责全所采购合同的审计工作。

　　第三章 合同洽谈

　　第七条 合同洽谈的要求

　　(一)合同洽谈由采购招标工作组负责。重大项目合同洽谈应扩大采购招标工作组成员(含所领导、使用部门领导、专业技术人员等);

　　(二)与供应商面谈时，采购招标工作组至少有三名以上人员参加，其中要有一名监察审计人员，会谈结果应有记录与签字;

　　(三)所有通信的函件、传真应保存完整，电话联系应有正式记录，并由记录人签字确认;电子邮件应存入软件媒质(软、硬盘);

　　(四)除独家生产或销售的物品外，每一单采购应至少与三家供应商洽谈。

　　第八条 对供应商、承包商的审查

　　在进行合同洽谈前，采购招标工作组必须对供应方进行全面审查，审查内容主要有：对方法人资格、企业性质、经营范围、资信情况、营业执照、产品质量、特种产品生产及经营许可证等。对直接承办人应该核实其委托证明或代替委托证明及本人有效身份证件。

　　第四章 合同订立

　　第九条 合同订立的依据：采购申请审批报告、采购任务书、经费定额、市场行情、有关标准和法规、招投标及招标竞价小结、比价资料、供货单位名册录、商务谈判备忘录、批示等。

　　第十条 订立合同的方式：

　　书面方式：合同书、信件、数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据或电子邮件)等;

　　口头方式：面谈或通过电话达成协议。

　　第十一条 对外订立合同，合同条款的主要内容应符合合同规范，包括：

　　(一)合同内容的一般要求：如双方单位名称和详细地址、标的、数量、质量、价款、履行期限、交货地点、违约责任、解决争议的方法等;

　　(二)质量、技术标准的要求：

　　1.以满足技术性能指标为标准，不得盲目攀比产品档次;

　　2.明确对供方产品的质量要求，供方对产品质量负责的条件和期限;

　　3.采用国家标准、部颁标准的，应注明年度国标号、部标号。按企业标准或经双方协商的，应具体明确;

　　4.应明确列出质量检验方式、验收手段、质量验收确认方法、检验中发生质量异议的仲裁机构及涉及的供货数量、相应的处罚办法。

　　(三)计量的要求

　　1.计量单位、计量方式及正负尾差应符合国家规定;

　　2.计量数据确应方法及发生计量异议的仲裁机构和索赔等。

　　(四)包装要求：按通用方式包装或采取足以保护供应产品的方式包装，包装费用的承担，包装物品的回收等。

　　(五)交付、运输及结算条款的要求

　　1.交货期限及运输方式：应注明供方代办运输或需方自运交货，运杂费承担方式、运价等。

　　2.价款结算方式：需招标竞价买入的应严格按招标竞价价格订立合同，未招标产品按比价资料、市场行情等订立合同;合同价款中应注明含税或不含税;商定包干到厂价的应注明包干到厂价;对超期、超量供货部分的价格确认方式方法;一票结算、二票结算或多票结算方式;实行现汇、银行承兑汇票结算方式的价格浮动;以物品抵货款的价格及方式。

　　(六)违约责任

　　合同中应当明确违约责任，以及可行的追究办法，切实维护我所的利益。违约责任按《中华人民共和国合同法》及国家其他有关规定订立。

　　第五章 合同订立的有关要求

　　第十二条

　　(一)采购合同原则上应采用纸质书面形式签订，对于标的额在5万元以上(含5万元)的合同，必须采用纸质原件书面方式订立。如情况特殊需采用其他方式的，必须由采购招标工作组报招标领导小组批准后方可实施;

　　(二)经双方协商同意的承诺、修改合同的文书、电报、图表等，构成合同的组成部分;

　　(三)采购合同原则上使用我所的格式文本，如需采用对方格式条款订立合同时，应严格审查格式条款是否遵循公平原则确定双方的权利和义务;

　　(四)技术谈判条款应列为订立合同的内容或附件。

　　第十三条 正式合同报采购招标领导小组批准后，由法人代表或其委托代理人负责签订。未经授权的任何人不得对外订立合同。擅自对外订立的合同，所方不予承认，由其自行承担相关的责任，并按有关规定追究责任。

　　第十四条 采购合同的授权委托书的印制、使用登记由监察审计室负责，授权委托书必须明确代理人的姓名、单位名称、代理事项、代理权限和有效期限，经法定代表人签字并加盖公章。

　　第十五条 对外订立合同，应明确该合同生效与失效的条件和时间。

　　第六章 合同的履行

　　第十六条 对采购合同，在结算付款时必须经监察审计室签字后才能结算付款，未经审计的合同不得履行，财务部门不得结算付款。具体审计办法依照《采购比价审计制度》进行。

　　外出订立合同可补办审计手续。

　　第十七条 对采购产品应认真清点数量、检查配置、测试技术指标，以验收结果确认质量。建设工程项目应对照图纸、签证，按验收规范深入施工现场实测实量，逐项验收。对出现的数量、质量、价款等异议，应处理在结算付款之前。

　　第十八条 合同变更应按照《合同法》确定双方责任，经采购招标领导小组审批。因对方原因变更或解除合同给所里造成损失的，要依照法律及合同约定向对方追究责任，索赔损失。变更合同应按订立合同的程序进行。解除合同时，应将情况及时向有关部门通报。

　　第七章 合同管理

　　第十九条 对采购合同实行两级管理制。监察审计室作为采购合同的综合管理部门，负责采购合同订立的业务指导及综合管理，同时负责合同专用章的保管;各采购招标工作组作为合同订立的具体业务部门，负责采购合同的洽谈、订立、执行以及合同文本的保管。监察审计室和各采购招标工作组应设专人负责对采购合同的管理，并建立合同台帐，对合同进行登记、编号和存放。

　　第二十条 各采购招标工作组对拟签订的合同在报请监察审计室审计前应进行认真审查，审查内容如下：

　　(一)合同内容是否符合国家法律政策的规定;

　　(二)合同主体及保证人的资格、权力能力、履约能力的审查;

　　(三)审查合同条款内容是否齐全，文字是否准确，手续是否完备;

　　(四)审查合同违约责任和解决争议条款是否合理适当。

　　第二十一条 我所订立书面的采购合同时，原则上先由对方在合同文本上签字盖章后，我方才签字盖章。

　　合同文本经采购招标工作组起草完毕寄往对方签字盖章前，应由监察审计室进行审计。

　　第二十二条 监察审计室合同管理人员对各采购招标工作组报送的合同在加盖合同专用章前应进行审查，对符合规定要求的给予盖章，对不符合要求的，应提请修正后方能盖章。

　　第二十三条 各采购招标工作组在合同签订后，应将一份原件交监察审计室备案。

　　第二十四条 合同管理人员应对合同的履行情况进行记录和统计，对已履行完的合同要及时注销，并按档案管理的有关规定存档;对不履行或不完全履行的合同，要查明原因，按合同审批权限及时报主管所领导。各采购招标工作组应定期(一个季度)对所订立采购合同的履行情况进行统计，报主管所领导和监察审计室。

　　第八章 附 则

　　第二十五条 本制度由购销比价管理办公室负责解释。

　　第二十六条 本制度从发布之日起执行，原所字 [2001]102号文中《采购合同管理制度》停止执行。